Informácia pre dotknuté osoby o spracúvaní a poskytovaní osobných údajov

Nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (ďalej len „Nariadenie GDPR“) a zákon č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“) stanovuje povinnosť prevádzkovateľom osobných údajov poskytnúť dotknutej osobe informácie, na aký účel sú jej osobné údaje určené a to aj v prípade, keď sa osobné údaje nezískavajú priamo od dotknutej osoby. Je potrebné, aby tieto informácie boli dotknutej osobe poskytnuté najneskôr pri získavaní jej osobných údajov, respektíve v dostatočnom časovom predstihu a to jasne, zrozumiteľne a takým spôsobom, aby sa dotknutá osoba s týmito informáciami mohla skutočne oboznámiť a porozumela im.

Kancelária prezidenta Slovenskej republiky, Hodžovo námestie 1, Bratislava, IČO 30 845 157, www.prezident.sk je prevádzkovateľom Vašich osobných údajov ako dotknutej osoby (ďalej len „prevádzkovateľ“).

Prevádzkovateľ určil zodpovednú osobu za ochranu osobných údajov, ktorú môžete kontaktovať v súvislosti so všetkými otázkami týkajúcimi sa spracúvania Vašich osobných údajov a uplatňovania si svojich práv podľa Nariadenia GDPR a zákona o ochrane osobných údajov a to:

• písomne na adrese:
Kancelária prezidenta Slovenskej republiky
Hodžovo námestie 1
811 06 Bratislava

• elektronicky na e-mailovej adrese: osobneudaje@prezident.gov.sk

Účel spracovania osobných údajov

Prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, ktoré súvisia s verejnou činnosťou prezidenta Slovenskej republiky. Účelom spracovania osobných údajov je vo väčšine prípadov právny základ na základe, ktorého spracúva prevádzkovateľ osobné údaje dotknutej osoby.

Spracovateľské operácie prevádzkovateľa:

Vedenie osobných údajov nevyhnutných na účely verejného obstarávania podľa zákona č. 343/2015 Z. z. o verejnom obstarávaní a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vybavovanie žiadostí o sprístupnenie informácií podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o slobode informácií) v znení neskorších predpisov.

Vedenie personálnej agendy vrátane predzmluvných vzťahov, podľa zákona č. č. 311/2003 Z. z. Zákonník práce, zákona č. 552/2003 Z. z. o výkone práce vo verejnom záujme v znení neskorších predpisov, zákona č. 55/2017 Z. z. o štátnej službe a o zmene a doplnení niektorých predpisov v znení neskorších predpisov.

Vybavovanie sťažností podľa zákona č. 9/2010 Z. z. o sťažnostiach v znení neskorších predpisov.

Vybavovanie oznámení podľa zákona č. 307/2014 Z. z. o niektorých opatreniach súvisiacich s oznamovaním protispoločenskej činnosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vedenie elektronickej externej a internej došlej a odoslanej pošty podľa zákona č. 351/2011 Z. z. o elektronických komunikáciách v znení neskorších predpisov, zákona č. 275/2006 Z. z. o informačných systémoch verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Vedenie došlej a odoslanej pošty podľa zákona č. 324/2011 Z. z. o poštových službách a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Evidencia a vybavovanie petícií podľa zákona č. 85/1990 Zb. o petičnom práve v znení neskorších predpisov a iné osobitné zákony, ktoré môžu ustanoviť náležitosti petície.

Spracúvanie osobných údajov v súvislosti s vymenovaním a odvolaním osôb v zmysle platnej legislatívy na základe zákona č. 460/1992 Zb. Ústavy Slovenskej republiky čl. 102.

Spracúvanie osobných údajov za účelom udeľovania milostí na základe zákona č. 460/1992 Zb. Ústavy Slovenskej republiky čl. 102, zákona č. 301/2005 Z. z. Trestný poriadok v znení neskorších predpisov.

Vedenie evidencie udelených vyznamenaní podľa zákona č. 522/2008 Z. z. o vyznamenaniach Slovenskej republiky.

Vedenie evidencie osobných údajov za účelom evidencie ocenení prezidenta za zásluhy podľa zákona č. 16/1993 Z. z. o Kancelárii prezidenta Slovenskej republiky v znení neskorších predpisov.

Vedenie agendy správy registratúrneho strediska podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov. Spracovanie účtovných dokladov, napríklad podľa zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov.

Vedenie evidencie vstupu osôb, vjazdu vozidiel do priestorov prevádzkovateľa a monitorovanie kamerami za účelom ochrany objektov a chránených priestorov, verejného poriadku a bezpečnosti a ochrany proti narušeniu bezpečnosti štátu, ochrana majetku alebo zdravia, podľa zákona č. 171/1993 Z. z. o Policajnom zbore v znení neskorších predpisov, zákona č. 215/2004 Z. z. o ochrane utajovaných skutočností v znení neskorších predpisov, vyhlášky č. 336/2004 Z. z. o fyzickej bezpečnosti a objektovej bezpečnosti v znení neskorších predpisov, zákona č. 42/1994 Z. z. o civilnej ochrane obyvateľstva v znení neskorších predpisov, zákona č. 124/2006 Z. z. o bezpečnosti a ochrane zdravia pri práci a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Osobné údaje dotknutej osoby nebudú použité na automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania.

Príjemcovia osobných údajov, príjemcovia tretích krajinách

Osobné údaje sú prevádzkovateľovi poskytované výlučne v rámci plnenia povinností vyplývajúcich z osobitných predpisov alebo na základe medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná alebo sprostredkovateľom v rámci zmluvných vzťahov v súlade s Nariadením GDPR a zákonom o ochrane osobných údajov.

V prípade záujmu dotknutej osoby o zasielanie tlačových správ Kancelárie prezidenta Slovenskej republiky, dochádza k cezhraničnému prenosu do tretích krajín správcovi cloudových služieb prevádzkovateľa do USA z dôvodu správy cloudových služieb spoločnosti The Rocket Science Group, LLC, 675 Ponce do Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanca, GA 30308 USA.

Doba uchovávania osobných údajov

Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje po dobu trvania jednotlivých účelov spracúvania a následne po dobu vymedzenú v Registratúrnom pláne prevádzkovateľa vypracovaného v súlade so zákonom č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.

Povinnosť poskytnutia osobných údajov

Dotknutá osoba je povinná poskytnúť osobné údaje, ak ide o spracúvanie osobných údajov, ktoré vyplývajú prevádzkovateľovi z osobitných predpisov (plnenie zákonných povinností) a spracúvanie je potrebné na plnenie úloh prevádzkovateľa.

Poučenie o právach dotknutých osôb

Prevádzkovateľ v súvislosti so spracúvaním osobných údajov na zabezpečenie spravodlivého a transparentného spracúvania informuje dotknuté osoby, že majú:

- právo na informáciu - o tom, či je poskytovanie osobných údajov zákonnou alebo zmluvnou požiadavkou, alebo požiadavkou, ktorá je potrebná na uzavretie zmluvy, či je dotknutá osoba povinná poskytnúť osobné údaje, ako aj možné následky neposkytnutia takýchto údajov.

- právo získať informáciu - z akého zdroja pochádzajú jej osobné údaje, ak neboli získané od dotknutej osoby, prípadne informáciu o tom, či údaje podchádzajú z verejne prístupných zdrojov.

- právo získať od prevádzkovateľa potvrdenie - o tom, či prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, ktoré sa týkajú dotknutej osoby. V prípade, ak prevádzkovateľ spracováva osobné údaje, má dotknutá osoba právo získať prístup k týmto osobným údajov a dostať uvedené informácie:
a) účel spracúvania;
b) kategórie dotknutých osobných údajov;
c) príjemcovia alebo kategórie príjemcov, ktorým boli alebo budú osobné údaje poskytnuté, najmä príjemcovia v tretích krajinách alebo medzinárodné organizácie;
d) ak je to možné, predpokladaná doba uchovávania osobných údajov alebo, ak to nie je možné, kritériá na jej určenie;
e) existencia práva požadovať od prevádzkovateľa opravu osobných údajov týkajúcich sa dotknutej osoby alebo ich vymazanie alebo obmedzenie spracúvania, alebo práva namietať proti takémuto spracúvaniu;
f) ak sa osobné údaje nezískali od dotknutej osoby, akékoľvek dostupné informácie, pokiaľ ide o ich zdroj.

- právo požadovať od prevádzkovateľa prístup k osobným údajom týkajúcich sa dotknutej osoby – dotknutá osoba má právo na poskytnutie kópie osobných údajov, ktoré má prevádzkovateľ k dispozícii, ako aj na informácie o tom, ako prevádzkovateľ osobné údaje používa. Vo väčšine prípadov budú dotknutej osobe, osobné údaje poskytnuté v písomnej listinnej forme, pokiaľ nepožaduje dotknutá osoba iný spôsob ich poskytnutia. Ak dotknutá osoba požiada o poskytnutie týchto informácií elektronickými prostriedkami, budú informácie poskytnuté elektronicky, ak to bude technicky možné.

- právo na opravu osobných údajov – dotknutá osoba má právo na to, aby prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil nesprávne osobné údaje, ktoré sa jej týkajú. Dotknutá osoba má právo na doplnenie osobných údajov. Ak sa dotknutá osoba domnieva, že osobné údaje, ktoré má k dispozícii prevádzkovateľ sú nepresné, neúplné alebo neaktuálne, neváhajte požiadať prevádzkovateľa, aby tieto informácie upravil, aktualizoval alebo doplnil.

- právo na vymazanie osobných údajov (na zabudnutie) – dotknutá osoba má právo požiadať prevádzkovateľa o vymazanie osobných údajov, napríklad v prípade, ak osobné údaje, ktoré prevádzkovateľ získal, už viac nie sú potrebné na naplnenie pôvodného účelu spracúvania. Dotknutá osoba nemôže účinne uplatniť svoje právo na vymazanie pokiaľ je spracúvanie potrebné na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov prevádzkovateľa alebo ak osobné údaje sú stále potrebné na účely, na ktoré sa získali alebo inak spracúvali.

- právo na obmedzenie spracúvania osobných údajov – dotknutá osoba za určitých okolností je oprávnená požiadať prevádzkovateľa, aby prestal používať jej osobné údaje. Ide napríklad o prípady, keď si myslí, že osobné údaje, ktoré spracúva prevádzkovateľ, môžu byť nepresné alebo keď si myslí, že už osobné údaje nepotrebuje prevádzkovateľ využívať.

- právo namietať spracúvanie osobných údajov – dotknutá osoba má právo namietať voči spracúvaniu údajov, ktoré je založené na legitímnych oprávnených záujmoch prevádzkovateľa. V prípade, ak dotknutá osoba nemá presvedčivý legitímny oprávnený dôvod na spracúvanie a podá námietku, nebude prevádzkovateľ osobné údaje ďalej spracúvať.

- právo na prenosnosť osobných údajov – za určitých okolností má dotknutá osoba právo požiadať prevádzkovateľa o prenos osobných údajov, ktoré mu poskytla, na inú tretiu stranu podľa výberu. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré prevádzkovateľ získal od dotknutej osoby na základe súhlasu alebo na základe zmluvy, ktorou je dotknutá osoba jednou zo zmluvných strán.

- právo kedykoľvek svoj súhlas odvolať – v prípadoch, kedy osobné údaje spracúva prevádzkovateľ na základe súhlasu dotknutej osoby, má táto právo súhlas kedykoľvek odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase pred jeho odvolaním; pred poskytnutím súhlasu musí byť dotknutá osoba o tejto skutočnosti informovaná. Dotknutá osoba môže súhlas odvolať rovnakým spôsobom, akým súhlas udelila.

- právo podať návrh na začatie konania – dotknutá osoba, ktorá tvrdí, že je priamo dotknutá na svojich právach (ak sa domnieva, že jej osobné údaje spracúva prevádzkovateľ nespravodlivo alebo nezákonne, alebo iným spôsobom porušuje prevádzkovateľ ochranu osobných údajov) môže podať návrh na začatie konania alebo sťažnosť dozornému orgánu. Dozorným orgánom je: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Hraničná 12, 820 07 Bratislava; v prípade podania návrhu elektronickou formou je potrebné, aby spĺňal náležitosti správneho poriadku.